Pod registratúrou sa rozumie súbor všetkých dokumentov, ktoré boli vytvorené v rámci činnosti organizácie, alebo boli organizácii doručené a sú zaevidované v registratúrnom denníku. Správa registratúry je spôsob manipulácie s dokumentami (nazývanými registratúrne záznamy), t.j. postup pri vytváraní a evidovaní záznamov, systém ich ukladania, vyraďovania, zabezpečenie ich ochrany pred poškodením či zničením. Takýto postup ustanovený vo vnútornom predpise sa nazýva registratúrny poriadok.
Registratúrny poriadok predstavuje základnú evidenčnú pomôcku správy registratúry; obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní záznamov, ale i o uložení a vyradení spisov a špeciálnych druhov záznamov.
V tomto článku nájdete:
Kto je povinný vypracovať registratúrny poriadok / plán
Požiadavky na zabezpečenie správy registratúry
Obeh registratúrnych záznamov
Úloha archívov
Automatizovaná alebo neautomatizovaná správa registratúry
Kto je povinný vypracovať registratúrny poriadok / plán
Požiadavky na zabezpečenie správy registratúry
Obeh registratúrnych záznamov
Úloha archívov
Automatizovaná alebo neautomatizovaná správa registratúry
Podnikatelia a obchodné spoločnosti často nevedia, či spadajú do skupiny pôvodcov registratúry a ak áno, aké povinnosti spojené s uchovávaním a archivovaním dokumentov im zo zákona č.216/2007 Z.z. vyplýva. Na orientáciu k určeniu povinnosti vypracovať registratúrny plán alebo registratúrny poriadok môže slúžiť nasledovná typológia pôvodcov registratúry:
1. Pôvodcovia registratúry povinní vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán:
- orgán verejnej správy (orgán štátu, orgán územnej samosprávy, profesijná organizácia, iné verejnoprávne ustanovizne)
- právnická osoba zriadená orgánom verejnej správy
- právnická osoba zriadená zákonom
2. Pôvodcovia registratúry povinní mať iba registratúrny plán
- všetky subjekty, ktoré nepatria do 1. ani do 3. skupiny a pred 1. júnom 2007 ich registratúrne záznamy preberal archív (štátny archív alebo ich vlastný archív zriadený so súhlasom MV SR),
- podnikateľské subjekty, ktoré nepatria do 3. skupiny a z ich činnosti vznikajú registratúrne záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, o čom rozhodol príslušný štátny archív,
- ústredné orgány alebo im na roveň postavené subjekty politických strán, nadácií, občianskych združení,
- neziskové organizácie poskytujúce verejnoprospešné služby,
- štátne podniky,
- právnické osoby založené územnou samosprávou,
- registrované cirkvi a náboženské spoločnosti
3. Pôvodcovia registratúry, ktorí nie sú povinní mať registratúrny poriadok ani registratúrny plán
- pôvodcovia registratúry, z činnosti ktorých nevznikajú registratúrne záznamy, majúce trvalú dokumentárnu hodnotu,
- malí podnikatelia (štátne archívy zaraďujú medzi malých podnikateľov, t. j. ako podnikateľské subjekty, ktorých registratúrne záznamy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu tých podnikateľov, ktorí nemusia mať ročnú účtovnú závierku overenú audítorom, podľa § 19 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov),
- fyzické i právnické osoby podnikajúce na základe živnostenského oprávnenia alebo iného oprávnenia, podľa osobitného predpisu,
- fyzické osoby vykonávajúce poľnohospodársku výrobu zapísané v evidencii podľa osobitného predpisu,
- základné (miestne) organizácie politických strán, občianskych združení,
- pôvodcovia registratúry, ktorých výsledky činnosti sú predmetom autorského práva (fyzické i právnické osoby).
Správa registratúry musí byť organizačne, personálne, priestorovo a materiálno-technicky dobre zabezpečená.
Spôsob manipulácie so záznamami a ich bezpečné uloženie je definované v Registratúrnom poriadku a Registratúrnom pláne, ktoré musí mať vypracované každý správca registratúry.
Registratúrny poriadok opisuje postup jednotlivých útvarov organizácie pri manipulácii so záznamami/spismi a pri ich vyraďovaní.
Registratúrny plán určuje systém ukladania spisov. Triedi registratúru do vecných skupín, určuje spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.
Materiálno-technické vybavenie priestorov určených pre registratúry organizačných útvarov a registratúrne stredisko organizácie musí byť:
- účelné - umožňujúce ľahkú orientáciu v archivovaných dokumentoch,
- bezpečné - zabezpečujúce dokumenty pred znehodnotením, poškodením alebo odcudzením
Personálne pozície priamo zabezpečujúce jednotlivé úkony správy registratúry musia byť obsadené odborne kvalifikovanými zamestnancami a ich ďalší odborný rast musí priebežne pokračovať.
Pokiaľ podnikateľ zistí, že patrí do skupiny pôvodcov, ktorí sú povinní vypracovať registratúrny plán, Ministerstvo vnútra SR vypracovalo metodický návod na zabezpečenie postupu pri plnení povinností vyplývajúcich zo zákona o archívoch a registratúrach.
Registratúrnym záznamom sa stáva každý dokument - ľubovoľného formátu (list, fax, e-mail atď.), ktorý obsahuje nejakú informáciu a vznikol v organizácii, alebo bol do organizácie doručený.
Záznamy musia byť od okamihu ich vzniku, resp. doručenia, presne evidované v registratúrnom denníku. Tu im je pridelené jedinečné evidenčné číslo, pomocou ktorého je záznam jednoznačne identifikovateľný po celý čas jeho existencie (počas jeho riešenia i po uskladnení v príručnej registratúre útvarov alebo centrálnom registratúrnom stredisku).
Záznamy musia byť od okamihu ich vzniku, resp. doručenia, presne evidované v registratúrnom denníku. Tu im je pridelené jedinečné evidenčné číslo, pomocou ktorého je záznam jednoznačne identifikovateľný po celý čas jeho existencie (počas jeho riešenia i po uskladnení v príručnej registratúre útvarov alebo centrálnom registratúrnom stredisku).
Spolu súvisiace registratúrne záznamy (vytvorené / prijaté v rámci riešenia jedného podnetu) sa vkladajú do spisu. Po doriešení podnetu sa celý spis uzavrie.
Uzavreté - vybavené spisy zostávajú v príručných registratúrach organizačných útvarov po dobu DVOCH ROKOV, pre prípadné ďalšie potreby organizačných útvarov. Po uplynutí tejto lehoty sa presúvajú do registratúrneho strediska organizácie, kde zostávajú až do uplynutia lehoty ich uloženia.
Spisy, ktorým uplynula lehota uloženia, sú vyraďované podľa ich dokumentárnej hodnoty:
- odovzdávajú sa príslušným archívom do trvalej archívnej starostlivosti - ak majú trvalú dokumentárnu hodnotu,
- sú zničené - ak nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu.
O DOKUMENTÁRNEJ HODNOTE registratúrnych záznamov rozhoduje príslušný archív vo vyraďovacom konaní. Vyraďovanie pozostáva z prípravy vyraďovacieho konania a z vyraďovacieho konania. Vyraďovanie prebieha najmenej raz za päť rokov.
Úlohou archívov je zabezpečiť zachovanie archívnych dokumentov pre budúce generácie.
Archívnymi dokumentmi sú písomné, obrazové, zvukové a iné záznamy pochádzajúce z činnosti štátnych orgánov, obcí a iných právnických osôb i z činnosti fyzických osôb, ktoré s ohľadom na svoj historický, politický, hospodársky alebo kultúrny význam majú trvalú dokumentárnu hodnotu.
Archívnymi dokumentmi sú písomné, obrazové, zvukové a iné záznamy pochádzajúce z činnosti štátnych orgánov, obcí a iných právnických osôb i z činnosti fyzických osôb, ktoré s ohľadom na svoj historický, politický, hospodársky alebo kultúrny význam majú trvalú dokumentárnu hodnotu.
Správa registratúry môže byť vedená dvomi spôsobmi: automatizovane alebo neautomatizovane.
Neautomatizovaný systém používa klasickú "papierovú evidenciu" registratúrnych záznamov.
Oveľa efektívnejší je automatizovaný systém správy registratúry, ktorý používa na evidovanie záznamov a spisov výpočtovú techniku so špecializovaným softvérom. Automatizovaná správa môže pokrývať iba časť správy registratúry, ale i celý systém (t.j. zaznamenávať celý životný cyklus záznamov, od ich zaevidovania, cez priebeh vybavenia až po uloženie v príručnej registratúre jednotlivých útvarov a nakoniec vyradenie z registratúrneho strediska).
Neautomatizovaný systém používa klasickú "papierovú evidenciu" registratúrnych záznamov.
Oveľa efektívnejší je automatizovaný systém správy registratúry, ktorý používa na evidovanie záznamov a spisov výpočtovú techniku so špecializovaným softvérom. Automatizovaná správa môže pokrývať iba časť správy registratúry, ale i celý systém (t.j. zaznamenávať celý životný cyklus záznamov, od ich zaevidovania, cez priebeh vybavenia až po uloženie v príručnej registratúre jednotlivých útvarov a nakoniec vyradenie z registratúrneho strediska).
vybrali.sme.sk
